Sale dzielone pozwalają przekształcić jedną dużą przestrzeń w kilka mniejszych pomieszczeń według aktualnych potrzeb, wydzielić mały pokój np. na szkolenie czy spotkanie. To inteligentne rozwiązanie dla firm, które chcą maksymalnie wykorzystać przestrzeń konferencyjną. Ale to rozwiązanie, które wymaga przemyślanego sprzętu multimedialnego.
Nowoczesne biura coraz częściej stawiają na elastyczność przestrzeni, co wynika przede wszystkim z potrzeby optymalizacji kosztów utrzymania takiej powierzchni. O ile z obłożeniem małych sal na 5-10 osób większość organizacji nie ma problemu, o tyle posiadanie sali na ponad 30 uczestników czasami bywa mało uzasadnione, gdy jest ona wypełniona nominalną liczbą uczestników kilka razy w miesiącu/kwartale np. podczas szkoleń czy konferencji.
Jednym z rozwiązań, które pozwala na zoptymalizowanie przestrzeni konferencyjnej, są sale dzielone, które można dowolnie aranżować w zależności od potrzeb. To pomieszczenia, które dzięki zastosowaniu mobilnych ścian lub systemów przesuwnych mogą funkcjonować zarówno jako niezależne, mniejsze sale, jak i jako duża przestronna przestrzeń konferencyjna.
Funkcjonalne ściany mobilne do dzielenia sal
Decyzję o wprowadzeniu dzielonych sal warto podjąć już na etapie projektowania nowego biura lub przy okazji jego modernizacji, bowiem z montażem ścian przesuwnych wiąże się zazwyczaj przebudowa sufitu. System ścian mobilnych wymaga zainstalowania na suficie specjalnego toru, po którym przesuwa się poszczególne elementy ściany. Warto również pamiętać, że po złożeniu ścianek i połączeniu pomieszczeń, poszczególne elementy muszą być gdzieś „zaparkowane”; elementy te niestety nie znikają z pomieszczenia i w zależności od rozmiaru ściany mogą zajmować stosunkowo dużo miejsca.
Kolejnym aspektem, o którym trzeba pamiętać to izolacja akustyczna pomieszczeń, którą zapewnia nie tylko odpowiednia dźwiękoszczelna ściana, ale też uszczelnienie przestrzeni ponad sufitem podwieszonym, jak i pod podłogą techniczną.
Nowoczesne biura i sale konferencyjne muszą być wyposażone w sprzęt audio-video. W przypadku sal łączonych sprawa jest bardziej złożona – sprzęt audiowizualny musi odpowiadać wymaganiom i małej sali na spotkanie biznesowe, i dużej przestrzeni niczym z centrum konferencyjnego.
Wyświetlanie obrazu w sali łączonej
Głównym celem przy doborze ekranu do każdej sali, czy to konferencyjnej, czy szkoleniowej, małej czy dużej, jest odpowiednia widoczność tego, co jest na nim wyświetlane dla każdego uczestnika.
W salach pojedynczych jest to temat o tyle prostszy, że najczęściej układ krzeseł, stołów jest stały. W salach łączonych układ ten się zmienia, wszak to właśnie elastyczność jest głównym atutem sal dzielonych. Zmieniać się również może orientacja sali, co wiąże się zwykle z koniecznością dodania dodatkowego ekranu o rozmiarze większym niż dla pojedynczej sali lub też dodania dodatkowych ekranów powtarzających obraz dla osób siedzących najdalej od ekranu głównego. Przy zmiennym układzie nie bez znaczenia jest także ulokowanie ekranu względem światła dziennego.
W sali łączonej zawsze będziemy mieli do czynienia z więcej niż jednym ekranem oraz więcej niż jednym źródłem sygnału. Im więcej niezależnych sal możemy wydzielić, tym więcej ekranów może być potrzebnych.
Gdy sale są podzielone, to rzecz jasna chcemy, aby użytkownik mógł wyświetlić obraz jedynie w swojej sali. Jednak gdy sale są połączone, ważne jest, aby wysłać obraz na dowolny ekran z dowolnego dostępnego przyłącza. Taka funkcjonalność wymusza wykorzystanie centralnego systemu zarządzania obrazem (matrycy video lub technologii AVoIP) oraz systemu sterowania, który automatycznie lub przy udziale użytkownika zmieni tryb pracy sali.
Nagłośnienie w sali łączonej
Każda z części sali łączonej powinna stanowić odrębną strefę audio. Tylko wtedy możliwe będzie odtwarzanie w każdej z nich innego źródła dźwięku. Jednak również w przypadku dźwięku ważne jest, aby po połączeniu sal możliwe było wysłanie tego samego sygnału do kilku części, bez konieczności wyboru sygnału dla każdej części osobno. Najlepiej gdyby było to realizowane automatycznie, zatem realizacja tej funkcji wymusza scentralizowanie systemu nagłośnienia.
Jak to działa? Wszystkie sygnały trafiają do urządzenia (matrycy/procesora audio), które następnie przekierowuje go do właściwej strefy w zależności od tego, czy sala jest połączona, czy podzielona. Podobnie wygląda to z mikrofonami wykorzystywanymi podczas spotkań online. Dla sal łączonych konieczne jest zastosowanie urządzania, które połączy dźwięk z mikrofonów zainstalowanych w każdej z części składowych sali, ale tylko, gdy sale są rzeczywiście połączone. Gdy poszczególne części sali pracują niezależnie, mikrofony muszą rejestrować tylko i wyłącznie sygnał z tejże części.
Dodatkowym aspektem, który należy rozważyć w przypadku większych sal łączonych to nagłośnienie osób prezentujących na potrzeby osób obecnych w sali. Zapewnienie takiej funkcjonalności jest korzyścią zarówno dla osób słuchających jak i przede wszystkim dla mówiących.
System wideokonferencyjny w sali łączonej
Trudno wyobrazić sobie organizację spotkań biznesowych bez dostępu do urządzeń do wideokonferencji. Dla sal pojedynczych bez problemu na rynku znajdziemy gotowe zestawy All-in-one, czy to w postaci wideobara montowanego pod monitorem, czy też bardziej rozbudowanego zestawu gdzie poszczególne elementy – kamera, mikrofony, głośniki, komputer sterujący stanowią odrębne urządzenia.
Sale łączone zawsze wymagają indywidualnego podejścia i bardziej rozbudowanego systemu. Jeżeli użyjemy dwóch lub więcej gotowych zestawów przeznaczonych do sal pojedynczych, zawsze będziemy mogli wykorzystać tylko jeden z nich, obraz będzie tylko na jednym monitorze, dostępna będzie tylko jedna kamera, dźwięk będzie tylko w jednej części i mikrofony również będą „zbierać” dźwięk z jednej części lepiej. W przypadku najmniejszych sal jest to uzasadnione, ale w przypadku sal, gdzie zestaw jest na granicy swoich możliwości — już nie. Satysfakcjonująca funkcjonalność systemu audio-video w salach łączonych pociąga za sobą konieczność poniesienia większego nakładu finansowego, niż w przypadku wyposażania kilku pojedynczych sal. Ale dzięki temu otrzymujemy elastyczny i profesjonalny system, który pozwala dostosować usługi audio video do wielkości sali.
Na co jeszcze warto zwrócić uwagę
Uniwersalność wykorzystania powierzchni pociąga za sobą konieczność zastosowania rozwiązań, które umożliwią dostosowanie ich wyposażenia do danego typu wydarzenia. Dobrze zaprojektowany system pozwala na przygotowanie pomieszczenia bez konieczności angażowania sztabu ludzi do obsługi wydarzenia.
Na porządku dziennym jest stosowanie ekranów zwijanych elektrycznie czy projektorów umieszczanych na windach – zestaw niewykorzystywany w danym trybie pracy sali jest wyłączany i ukrywany. Preferowanym rozwiązaniem jest również kilka miejsc umożliwiających podłączenie dodatkowych monitorów czy urządzeń. Pozwala to przede wszystkim na uniknięcie zbędnych przewodów ciągnących się po podłodze, a jednocześnie swobodę w aranżacji przestrzeni.
Ważnym aspektem jest również wystarczająca ilość gniazd zasilających, rozmieszczonych tak, aby niezależnie od układu stołów i krzeseł pozwalały zminimalizować ilość dodatkowego okablowania potrzebnego do podłączenia urządzeń użytkowników.
Czy warto zainwestować w dzieloną salę w firmie?
ZALETY
- Maksymalne wykorzystanie przestrzeni
- Uniwersalność – dopasowanie pomieszczenia do typu wydarzenia i wymaganego ustawienia
- Większy potencjał wynajmu – przestrzeń bardziej atrakcyjna dla najemcy
- Wyższa rentowność – w przypadku działalności polegającej na wynajmie powierzchni konferencyjnej, możliwość dopasowania się do wymagań szerszego grona klientów, a tym samym zwiększenie ilości dni, w których powierzchnia nawet częściowo jest wynajęta.
WYZWANIA
- Wyższe koszty wykończenia – montaż ścian przesuwnych, dodatkowej izolacji akustycznej
- Konieczność zastosowania dodatkowych urządzeń audio-video do zarządzania sygnałami w zależności od połączenia sal
- Ewentualna konieczność zastosowania dodatkowych ekranów
- Wymagany system sterowania
Żonglujesz między potrzebą małych spotkań zespołowych a okazjonalnymi dużymi prezentacjami? Być może najlepszym rozwiązaniem dla twojej firmy są sale dzielone systemem ścian i wyposażone w system audio video dobrany pod konkretne rozwiązania. To właśnie wyposażenie multimedialne decyduje o tym, czy sale są funkcjonalne i optymalnie wykorzystywane.
